Velkommen til værktøjskassen for regionsudvalgene

Kære regionsudvalgsmedlem – Redskaberne er til for at hjælpe dig med at lave gennemtænkte arrangementer, økonomi og forventningsafstemning med evt. samarbejdspartnere. Du kan finde en oversigt over dokumenter og materialer til sidst. Du kan også gennemse resten af værktøjskassen for mere inspiration eller kontakte frivillighedskonsulenten for sparring og hjælp via mail (lilje@klf.dk) eller tirsdag eller torsdag på tlf. 87 26 35 36.

Formålet med regionsudvalg

Regionsudvalgsmedlemmets rolle er at inspirere folk igennem arrangementer, så de

1) bliver klogere på KLF-relevante temaer,

2) oplever et fællesskab med andre medlemmer af KLF,

3) bliver inspireret til at invitere venner med,

4) får lyst til at blive medlem og/eller frivillig.

Formålet er også at lave arrangementer, der giver overskud, og derigennem støtte KLFs arbejde økonomisk. Du kan læse mere om, hvad regionsudvalgsmedlemmets rolle er her.

Arrangementer

Et arrangement kan være mange forskellige ting. Det kan være et foredrag, en debataften, en dagstur fx en bustur til DR Byen eller til H.C. Andersens hus, en filmaften (husk at tjekke rettigheder), en lokalaften med spilhygge og god mad, og meget andet. Længden og indholdet af arrangementet er helt op til dig og dit regionsudvalg. Det har I frihed til at justere op og ned afhængig af jeres muligheder, evner og kræfter.

Når du laver et arrangement er der fire vigtige dokumenter, som skal udfyldes og tilsendes frivillighedskonsulenten. Det er arrangementbeskrivelse, budget, invitation og samarbejdsaftale. Sidstnævnte undlades, hvis der ikke er nogen samarbejdspartner.

Hvordan laver jeg et arrangement?

1. Få en god idé! Læg hovedet i blød, lav en brainstorm, google arrangementer i nærheden. Der er mange måder at få en god idé på. I kan også se vores inspirationsdokumenter igennem.
2. Find evt. samarbejdspartnere. Nogle arrangementer egner sig godt til at have samarbejdspartnere på. Det kan fx være en kirke, hvor man laver et åbent arrangement, hvor KLF-medlemmer og menigheden bliver inviteret til at tage gæster med. Det kan også være en forening fx Y’s Mens Club eller et andet fællesskab. Eller et samarbejde med en tv- eller radiostation fx DR eller TV 2s regioner. Der er mange fordele ved at samarbejde. Man er fx flere hænder og har mulighed for at låne nogle lokaler. Der er også mulighed for at flere af samarbejdspartnerens brugere/medlemmer får lyst til at blive medlem i KLF og involvere sig her. Med andre ord, så giver samarbejdspartneren en mulighed for at gøre KLF synlig i en ny målgruppe. Laver du et arrangement med en samarbejdspartner er det meget vigtigt at I laver en samarbejdsaftale. Samarbejdsaftalen er en forventningsafstemning mellem samarbejdspartnere og KLF med dig som KLF-kontaktperson, der afklarer ansvarsfordeling og økonomi.
3. Planlæg synliggørelse af KLF. Når KLF laver et arrangement, er det centralt, at vi er synlige. Derfor er det vigtigt at tage 5-10 minutter i forbindelse med arrangementet fx inden et foredrag eller i bussen, hvor du/I fortæller om KLF. Det er godt, at det ligger i starten af arrangementet, så deltagerne kan stille spørgsmål til dig efterfølgende. Du kan læse mere om og finde ressourcer til, hvordan du fortæller om KLF her under afsnittet “Møder”. Det vil også være oplagt at medbringe magasiner til at dele ud. De kan fx lægges på stolene til en debataften eller uddeles i bussen. Derudover er det godt at få KLFs logo på annonceringen.
4. Få et overblik over arrangementet. Det er dit regionsudvalg, der har ansvar for at gennemføre arrangementet. Derfor skal I sikre jer, at I er godt forberedt. For at hjælpe med at give et overblik over forberedelser har KLF udarbejdet en tjekliste for hjælpe jer med at komme hele vejen rundt i planlægningen. Når I har overblikket udarbejdes en arrangementbeskrivelse.
5. Læg et budget, som giver et overskud. Med overblikket kan I lægge et budget med udgifter og forventede indtægter. Budgettet skal give et overskud, men det er op til jer, hvor meget overskud I går efter. Overskuddet går til at støtte KLF og deles evt. med en samarbejdspartner som aftalt på forhånd i samarbejdsaftalen. I kan bruge budgetskabelonen til at beregne og lave jeres budget. Overvej, om der er nogle store udgifter fx til bus, som KLF skal lægge ud for. Kontakt frivillighedskonsulenten for at høre mere.
6. Invitér deltagere. Når I inviterer til arrangementet, er det vigtigt at beskrive arrangementet på en spændende måde. Du kan fortælle om arrangementet i kirken, på plakater, via Facebook og andre online platforme, ved at dele flyers ud og meget mere. Husk at skrive til KLF, så vi kan hjælpe med at annoncere det. Invitationen skal indeholde: Tid, sted, pris, en kort beskrivelse af arrangementet, tilmeldingsdetaljer og kontaktoplysninger. (Husk evt. informationer, der kan være relevante fx om det er kørestolsvenligt, eller om der er begrænsede pladser). Påsæt et KLF-logo på invitationen. Du kan bruge “Eksempel på invitation” som et udgangspunkt. Det færdige budget, arrangementbeskrivelse, evt. samarbejdsaftale og invitation indsendes til frivillighedskonsulenten.
7. Få eventet til at løbe af stablen. Så er det tid til at afholde arrangementet og husk at nyde det. Tag meget gerne billeder. Du kan få hjælp til at tage gode billeder i dokumentet “Sådan tager du gode billeder”.
8. Afslutning! Til slut skal budgettet afsluttes, og økonomien afregnes (brug gerne afregningsskabelonen). Overskuddet kan sendes på MobilePay nummer 76540, eller du kan se andre muligheder her. Send gerne et par billeder, en kort beskrivelse af arrangementet og en god historie fra dagen til frivillighedskonsulenten, så vi kan bruge historien til at synliggøre KLF. Fx “Vi kørte 30 mennesker i bus fra Horsens til Memphis Mansion i Randers og havde en skøn dag i godt selskab. Vi fik god mad og mange gode snakke om KLF og Elvis indflydelse på musik og medierne og hans komplicerede liv. En god historie var da vi havde fællessang omkring hans klaver. Det gav en god stemning”.

Materialer

Du kan bruge disse redskaber til planlægningen af et arrangement:

• “Arrangementbeskrivelse” -pdf
• “Budgetskabelon” – pdf
• “Afregningsskabelon” – pdf
• “Budget og afregning” -excelark
• “Samarbejdsaftale” -pdf
• “Eksempel på invitation” -pdf
• “Sådan tager du gode billeder” -pdf
• “Tjekliste til arrangementer” -pdf
• “Inspiration til arrangementer og samarbejdspartnere” -pdf
• “KLF-logo” -jpg
• Mobile-kort – kontakt frivillighedskonsulenten for at bestille
• 1 nøglekort m. snor – kontakt frivillighedskonsulenten for at bestille
• ”Derfor KLF” – kontakt frivillighedskonsulenten for at bestille